Pierwsze kroki
Sporządzenie czynności notarialnej powinno zostać poprzedzone uprzednim kontaktem z notariuszem lub pracownikami kancelarii. Pozwoli to ustalić zakres czynności, które mają być wykonane oraz rodzaj dokumentów, jakie należy przedłożyć w kancelarii przed dokonaniem określonej czynności.
Przy czynności notarialnej notariusz stwierdza tożsamość osób biorących udział w czynności, na podstawie prawem przewidzianych dokumentów, a są to dowód osobisty, paszport, lub karta pobytu, gdy do czynności stają osoby fizyczne, albo odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego w przypadku osób prawnych. Niezbędnymi danymi stron do sporządzenia aktu notarialnego są: imiona, nazwiska, imiona rodziców, numery dokumentów tożsamości, PESEL, NIP – w przypadku gdy czynność dotyczy przedmiotu osoby prowadzącej działalność gospodarczą, stan cywilny, adres zamieszkania, a w przypadku osób prawnych - pełna nazwa z danymi przedstawicieli, numery rejestru, REGON, NIP, adres siedziby, umowa spółki.
W przypadku działania przez pełnomocnika konieczne będzie dostarczenie pełnomocnictwa w oryginale.
Dokumenty do zbycia lokalu mieszkalnego lub lokalu niemieszkalnego (usługowego, handlowego)
- podstawa nabycia – np. wypis aktu notarialnego, wypis aktu poświadczenia dziedziczenia, prawomocne postanowienie Sądu: np. o stwierdzeniu nabycia spadku, działu spadku, zniesienia współwłasności, podziału majątku wspólnego małżonków, przysądzeniu praw własności,
- aktualny odpis z księgi wieczystej.
Dokumenty do zbycia spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu mieszkalnego lub lokalu niemieszkalnego (usługowego, handlowego)
- podstawa nabycia - np. wypis aktu notarialnego, wypis aktu poświadczenia dziedziczenia, umowa o przekształcenie spółdzielczego lokatorskiego prawa w spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego, przydział prawa do lokalu, prawomocne postanowienie Sądu: np. o stwierdzeniu nabycia spadku, działu spadku, zniesieniu współwłasności, podziału majątku wspólnego małżonków, przysądzeniu prawa,
- aktualny odpis z księgi wieczystej, jeżeli dla tego prawa jest ona prowadzona,
- zaświadczenie ze spółdzielni o przysługiwaniu prawa do lokalu.
Dokumenty do zbycia nieruchomości gruntowej (działki gruntu) zabudowanej lub niezabudowanej
- podstawa nabycia - np. wypis aktu notarialnego, wypis aktu poświadczenia dziedziczenia, prawomocne postanowienie Sądu: np. o stwierdzeniu nabycia spadku, działu spadku, zniesieniu współwłasności, podziału majątku wspólnego małżonków, przysądzeniu prawa własności, akt nadania ziemi, akt własności ziemi, decyzja o przekształceniu użytkowania wieczystego gruntu w prawo własności,
- aktualny odpis z księgi wieczystej,
- wypis z rejestru gruntów, a w przypadku odłączenia działki gruntu z istniejącej księgi wieczystej i założeniu dla niej nowej księgi wieczystej dodatkowo wyrys z mapy ewidencyjnej,
- w przypadku umowy sprzedaży, dożywocia, zamiany - wypis z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego o przeznaczeniu gruntu bądź zaświadczenie o jego braku lub decyzja o warunkach zabudowy w przypadku nieruchomości gruntowej niezabudowanej
- w przypadku gdy działka gruntu uległa podziałowi - ostateczna decyzja zatwierdzająca podział nieruchomości oraz wykaz zmian danych ewidencyjnych
Dokumenty do poświadczenia dziedziczenia
- akt zgonu spadkodawcy,
- testament spadkodawcy jeżeli został sporządzony,
- akty stanu cywilnego spadkobierców: akty urodzenia lub akty małżeństwa, w przypadku kobiet, które po zawarciu związku małżeńskiego zmieniły nazwisko,
- zaświadczenie z Urzędu Gminy lub Miasta ostatniego miejsca zamieszkania zmarłego o posiadanym numerze PESEL.
Inne dokumenty:
- w przypadku gdy nieruchomość lub inne prawo nabywane jest za środki pochodzące z kredytu bankowego – umowa kredytu w oryginale,
- w przypadku gdy przedmiotem zbycia jest prawo nabyte w drodze spadku – zaświadczenie wydane przez naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że nabycie jest zwolnione od podatku od spadków i darowizn, że należny podatek został zapłacony albo zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia.
- w przypadku gdy przedmiotem zbycia jest prawo nabyte w drodze darowizny, nieodpłatnego zniesienia współwłasności po 01.01.2007 roku – zaświadczenie wydane przez naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że nabycie jest zwolnione od podatku od spadków i darowizn, że należny podatek został zapłacony albo zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia,